Modelo para responder un derecho de petición

Sucede en muchas ocasiones que al recibir alguna solicitud, no sabemos como contestarla, por eso aquí además de enseñarte un modelo para responder un derecho de petición y algunos consejos para evitar acciones de tutelas futuras.

La primera recomendación que te daremos es que el empleado encargado de recibir la correspondencia, sea cuidadoso en colocar la fecha y hora exacta en que recepcionó la respectiva solicitud, ya sea de manera física o a través del correo electrónico correspondiente; esto aplica para las empresas o personas naturales. Tener estas fechas claras ayudará a determinar el plazo que se tiene para dar respuesta a la petición respectiva.

Frente a este último punto debe tenerse en cuenta que la ley ha determinado unos términos o plazos para dar respuesta a peticiones, depende el contenido de las mismas, aquí te los mostramos:

1. Toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Sin embargo hay términos especiales para las siguientes solicitudes:

–  Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

– Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

Con la anterior información, usted podrá calcular de acuerdo a la petición que le hayan presentado, cuándo se vence el plazo para emitir una respuesta.

Como segunda recomendación tenemos que debe darse contestación a cada punto que haya escrito el solicitante, algunos enumeran sus peticiones, por tanto de cada una de ellas la entidad ó el particular debe pronunciarse.

Por otro lado, debe advertirse que en caso de no poder brindar una respuesta por cuanto requiere el trámite de otra persona o entidad, como ocurre en los casos en que deben expedirse copias de documentos, usted debe tener en claro que debe explicarle tal circunstancia al solicitante y darle una fecha cierta en que le entregará lo solicitado. A su vez, cuando sea el caso negar lo peticionado, debe también explicar de manera detallada el porqué de su decisión.

Finalmente luego de elaborar su respuesta, asegúrese de que el solicitante la reciba en la dirección física o electrónica que le haya indicado en su escrito, no basta sólo el soporte de haber enviado la contestación, sino que usted debe tener un documento que haga constar el acuse de recibo por parte del solicitante o de alguna persona que resida en el lugar indicado por ésta última. Esto servirá para aportarlo en caso de que aquella interponga una acción de tutela.

Teniendo claras las pautas antes mencionadas, a continuación te presentamos un modelo para responder un derecho de petición.

COMO RESPONDER UN DERECHO DE PETICIÓN